Caso 22-7c Ropa EGF Controles internos

EGF Apparel Inc. (EGF o la "Compaa") es una empresa pblica de EE. UU. con un ao fiscal que finaliza el 30 de septiembre de 20X9, que presenta informes trimestrales y anuales ante la Comisin de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC). EGF es una cadena minorista lder que opera ms de 150 grandes almacenes en los Estados Unidos continentales. Los grandes almacenes EGF ofrecen a los clientes una variedad

La cadena de suministro de productos de la empresa se gestiona a travs de un nico almacn y centro de distribucin ubicado en Lincoln,

Nebraska.

EGF tiene una estructura contable y financiera centralizada en su sede corporativa, donde ocurren los procesos y controles relacionados con todos los saldos de cuenta significativos. EGF reconoce los ingresos por ventas minoristas en el punto de venta a sus clientes.

vendido. C

Hechos del caso

Al planificar la auditora del ao fiscal 20X9 en mayo de 20X9, el equipo del compromiso obtuvo un entendimiento de los controles internos relacionados con los desembolsos de efectivo. Esta comprensin se desarroll a travs de la revisin del proceso de desembolsos de efectivo por parte del equipo del encargo. Como parte de sus procedimientos de recorrido, el equipo del compromiso investig al personal apropiado, inspeccion la documentacin relevante y, en ciertos casos, observ a los encargados del control llevando a cabo los procedimientos de control requeridos. Como resultado, el equipo del compromiso concluy que no hubo cambios significativos en el proceso de desembolsos de efectivo en el ao en curso.

El equipo del encargo identific tres riesgos de incorreccin material en relacin con el proceso de desembolsos de efectivo. Adems, el equipo identific siete actividades de control dentro del proceso de desembolsos de efectivo que abordan los riesgos identificados de incorreccin material en la hoja de trabajo extrada (consulte el Folleto del caso).

Problema de auditora

El 1 de julio de 20X9, el Gerente de cuentas por pagar (AP) recibi una consulta por correo electrnico sobre el proceso requerido para que un proveedor cambie la informacin de su cuenta bancaria. El correo electrnico fue enviado por Jane Williams a una direccin de dominio que figura como "Diseadores de zapatos". Shoe Designers es un fabricante que suministra zapatos con la marca EGF a los grandes almacenes de la regin oeste de EGF. Adems, Jane Williams es el contacto principal en Shoe Designers con quien la empresa suele interactuar.

El Gerente de AP respondi a la solicitud por correo electrnico el 15 de julio de 20X9, con los procedimientos requeridos del proveedor, que incluyen completar un formulario de solicitud de cuenta bancaria del proveedor. El 20 de julio de 20X9, el Gerente de AP recibi un correo electrnico de respuesta de Jane Williams en Shoe-

de productos publicitados a nivel nacional, incluidas prendas de vestir,

zapatos, joyas y otros accesorios.

La mayora de los bienes vendidos para la Compaa consisten principalmente en fletes entrantes y costos

Descuentos

proporcionados a los clientes por la Compaa en el punto de venta, incluidos los descuentos proporcionados

en relacin con las tarjetas de fidelizacin, se reconocen como una reduccin en las ventas a medida que los productos son

relacionados con compras y recepciones, inspeccin, depreciacin, almacenamiento,

transferencia y otros costos de distribucin.

Diseadores con un formulario de solicitud de cuenta bancaria de proveedor completo, que inclua la firma de Jane Williams, nueva informacin de cuenta bancaria y otra informacin relacionada.

Al recibir el formulario de solicitud de cuenta bancaria del proveedor, el administrador de AP complet un formulario de cambio de proveedor requerido por separado para el procesamiento interno. El formulario de cambio de proveedor se completa para nuevos proveedores o cambios en la informacin de los proveedores existentes, incluida la informacin de la cuenta bancaria. El gerente de AP envi el formulario de cambio de proveedor completo al subcontralor de EGF, quien revis y aprob la solicitud el 24 de julio de 20X9. La informacin de la cuenta bancaria se actualiz en el archivo maestro de proveedores el 26 de julio de 20X9.

A lo largo del mes de agosto de 20X9, las facturas vlidas de Shoe Designers se procesaron a travs del proceso de cuentas por pagar de la Compaa y las facturas vlidas se pagaron de acuerdo con el proceso y los controles de la Compaa para desembolsos de efectivo y transferencias electrnicas. El 2 de septiembre de 20X9, la Compaa recibi una consulta de Shoe Designers sobre el momento esperado de los $3 millones en facturas pendientes. Como resultado de la interaccin directa con la empleada de Shoe Designers, Jane Williams, la Compaa determin que el formulario de cambio de cuenta bancaria del proveedor anterior se recibi de un nombre de dominio fraudulento con la intencin de defraudar a la Compaa. El dominio de correo electrnico para los diseadores de calzado es "Diseadores de calzado", sin guin, en lugar de "Diseadores de calzado", con guin. Se determin que ambos correos electrnicos recibidos de "Shoe-Designers" provenan de una fuente fraudulenta (que tambin us de manera fraudulenta el nombre de Jane Williams en el correo electrnico). Debido a que se cambi la informacin de la cuenta bancaria de Shoe Designers (como resultado de la solicitud por correo electrnico del 1 de julio de 20X9), se transfirieron aproximadamente $3 millones en pagos a una cuenta bancaria incorrecta.

Como se indic anteriormente, hay dos empleados dentro de la Compaa que participaron en el procesamiento y aprobacin del Formulario de cambio de proveedor. La poltica de la Compaa sobre las solicitudes de cambio de cuenta bancaria se puso en vigencia y fue comunicada por el Subcontralor de EGF en un correo electrnico del 1 de octubre de 20X8 que indicaba que para cada Formulario de cambio de proveedor que solicitaba un cambio de cuenta bancaria de proveedor, el departamento de cuentas por pagar deba (1) obtener una factura previamente procesada y pagada del proveedor que solicita el cambio de cuenta bancaria, (2) llamar al proveedor utilizando la informacin de contacto obtenida de la factura anterior, (3) verificar la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria solicitada directamente ponerse en contacto con el proveedor, y (4) incluir toda la informacin relevante obtenida en los pasos 1 a 3 como un archivo adjunto al formulario de cambio de proveedor. La descripcin de control de la Compaa relacionada con la revisin de un Formulario de cambio de proveedor por parte del Contralor adjunto no es explcita con respecto a los atributos especficos de la revisin. Sin embargo, debido a que la poltica fue distribuida por el Subcontralor, quien tambin es el propietario del control (por ejemplo, realiza la revisin), existe la presuncin de que el Subcontralor entendera que, como parte de su revisin, debe evaluar si el Gerente de AP obtenido informacin suficiente para confirmar la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria.

Otros hechos relevantes

Materialidad: $9 millones.

• La Compaa proces aproximadamente 110 cambios de cuentas bancarias solicitados por proveedores durante el ao fiscal 20X9 antes de darse cuenta de que la solicitud de "Shoe-Designers" era fraudulenta (del 1 de octubre de 20X8 al 2 de septiembre de 20X9). Luego de la identificacin de la apropiacin indebida de activos, el departamento de auditora interna de la Compaa obtuvo y revis los 110 Formularios de cambio de proveedor revisados por el Subcontralor, y observ que solo cinco Formularios de cambio de proveedor contenan la informacin requerida por la poltica. Adems, la auditora interna determin que el procedimiento de revisin principal realizado por el subcontralor se relacionaba con la verificacin de que el nmero de cuenta bancaria se incluy correctamente en el formulario de cambio de proveedor. Este procedimiento se realiz en todos los casos antes de ingresar la informacin de la cuenta bancaria al sistema de cuentas por pagar.

• El total de pagos por transferencia bancaria realizados a los 110 proveedores que solicitaron cambios de cuenta bancaria en el ao fiscal 20X9 totalizaron aproximadamente $58,2 millones (segn un anlisis preparado por Auditora Interna de las facturas procesadas y pagadas por la Compaa despus del procesamiento de un Formulario de cambio de proveedor para el 110 vendedores).

• Hay ms de 30 proveedores con una actividad de compra anual de ms de $30 millones (12 de los cuales tienen una actividad de compra de ms de $50 millones); por lo tanto, el monto de los pagos realizados a cualquier proveedor individual en un ciclo de cuentas por pagar podra aproximarse a $3 millones, suponiendo un ciclo de 30 das.

• El director de seguridad de la empresa complet una investigacin interna y concluy que no haba indicios de que el gerente de cuentas por pagar y el subcontralor estuvieran involucrados en el plan que result en la apropiacin indebida de $3 millones.

• Despus de la determinacin el 2 de septiembre de 20X9 de que el Formulario de cambio de proveedor proceda de una fuente fraudulenta, la Compaa dej de procesar Formularios de cambio de proveedor adicionales hasta que pudo comprender la causa raz de la deficiencia. El 1 de octubre de 20X9, el subcontralor envi un recordatorio sobre la importancia de seguir la poltica de cambio de solicitud de cuenta bancaria del proveedor. El correo electrnico tambin destacaba una mejora en el proceso, que inclua principalmente una mejora en el formulario de cambio de proveedor. El formulario se revis para incluir las siguientes tres secciones nuevas y explcitas que deben completarse: (1) nmero de telfono de contacto extrado de la factura del proveedor procesada y pagada previamente, (2) nombre de la persona en el proveedor (de una factura anterior) que fue contactado, y (3) fecha discutida/contactada. El correo electrnico de poltica reiter el requisito de incluir una copia de la factura del proveedor procesada previamente con el formulario de cambio de proveedor.

• Auditora Interna realiz una evaluacin exhaustiva de la competencia del Subcontralor y concluy que, a pesar de la falta de desempeo histrico del Subcontralor, el Subcontralor tena la competencia adecuada para realizar el control.

  Nota del equipo de compromiso

  Como resultado del problema de auditora descrito anteriormente, el equipo del encargo identific una deficiencia de control en el siguiente control:

CD5C: el subcontralor revisa cada formulario de cambio de proveedor que solicita un cambio de cuenta bancaria, incluida la documentacin de respaldo adjunta que incluye lo siguiente:

1. Una factura previamente procesada y pagada del proveedor solicitando el cambio de cuenta bancaria.

2. Detalles sobre una conversacin telefnica con el proveedor utilizando la informacin de contacto de la factura obtenida.

3. Verificacin de la autenticidad de la solicitud de cambio de cuenta bancaria solicitada.

El equipo del compromiso concluy que la descripcin de control de la Compaa con respecto a la revisin del Asistente del Contralor del Formulario de cambio de proveedor no es prescriptiva con respecto a los atributos especficos de la revisin. Sin embargo, segn la poltica de la Compaa sobre solicitudes de cambio de cuenta bancaria puesta en vigencia y comunicada por el Subcontralor en un correo electrnico del 1 de octubre de 20X8 y la documentacin de respaldo descrita en la descripcin del control, existe la presuncin de que el Subcontralor comprender el objetivo principal del control, que es evaluar si el administrador de AP obtuvo suficiente informacin para confirmar que la solicitud de cambio de cuenta bancaria era autntica.

Requerido:

1. Cules son las consideraciones clave al evaluar la gravedad de una deficiencia en un control que aborda directamente un riesgo de incorreccin material?

2. El hecho de que el asistente del controlador no haya revisado adecuadamente el formulario de cambio de proveedor representa una deficiencia en el diseo o en la eficacia operativa del control o en ambos?

3. La falla en el control del formulario de cambio de solicitud del proveedor indica una debilidad material en el control interno sobre los informes financieros?

4. La deficiencia justificara la divulgacin en el formulario 10-K del EGF, punto 9A? De ser as, qu informacin se espera que la Compaa divulgue?

5. Qu implicaciones tiene la deficiencia sobre otros controles directos o indirectos?