Caso 32 Alimentos Kokko

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Caroline Byrne, gerente de abastecimiento estratgico de Kokko Foods en Filadelfia, Pensilvania, se pregunt qu debera hacer, en todo caso, con respecto a la cotizacin ms reciente enviada por un proveedor relacionada con la adquisicin de controladores lgicos programables (PLC). Era viernes 17 de julio y acababa de recibir una segunda oferta no solicitada de Stephen West de McCaig Automation ( McCaig ) para reducir sus precios.

EL CONTRATO PLC

Kokko Foods era un fabricante y comercializador mundial de alimentos de consumo de marca. Sus principales mercados estaban en los snacks, cereales y alimentos para hornear segmentos Las ventas en el ao ms reciente fueron de $ 12 mil millones y la compaa oper 49 plantas de fabricacin, 36 ubicadas en los Estados Unidos, 10 en la regin de Asia/Pacfico y tres en Canad.

Las compras corporativas estaban ubicadas en la oficina central de la empresa en Filadelfia, que era responsable de la adquisicin de materias primas, ingredientes, empaques, fabricacin por contrato, bienes de capital y tecnologa de la informacin (hardware y software). Caroline dirigi el equipo responsable de la adquisicin de bienes de capital.

Los PLC son computadoras industriales que se utilizan para controlar procesos de fabricacin, como equipos de lnea de ensamblaje y dispositivos robticos. Su diseo resistente permite que los PLC resistan las condiciones de funcionamiento en un entorno industrial, como las fluctuaciones de temperatura, el polvo y la humedad.

La planta de Kokko en Springfield, Missouri, estaba experimentando cambios en sus operaciones de fabricacin, incluida la instalacin de nuevas lneas de llenado automatizadas. Caroline fue asignada a un equipo multidisciplinario responsable de obtener los equipos de capital para el proyecto. Las otras dos personas del equipo eran de la planta de Springfield: Kelly Ross, gerente de ingeniera, y Jennifer Stewart, gerente de planta.

El lunes 5 de junio, Caroline envi una solicitud de cotizacin (RFQ) a tres proveedores de PLC que se instalaran en el nuevo equipo. Aunque la planta de Springfield tena un historial de uso exclusivo de PLC de McCaig , Caroline presion a Kelly y Jennifer para que consideraran a otros proveedores. Basndose en su experiencia previa en la compra de productos similares, Caroline incluy a HKH Group (HKH) y Ellis Controllers (Ellis) en la lista de ofertas. Ambos proveedores eran empresas grandes y bien establecidas con tecnologas probadas y podan suministrar productos que cumplan o excedan las especificaciones. Tanto los PLC de HKH como Ellis se utilizaron en otras plantas de Kokko , y Caroline no esperaba ningn costo de cambio si se seleccionaba a cualquiera de las dos empresas para proporcionar controladores para la planta de Springfield.

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Cada empresa present ofertas en la fecha lmite de RFQ del 30 de junio. Ellis tuvo el costo ms bajo con $400 000, mientras que la cotizacin de McCaig fue de $420 000 y HKH present una oferta de $430 000. Caroline tuvo una conferencia telefnica con Kelly y Jennifer el viernes 7 de julio para revisar las ofertas. Tanto Kelly como Jennifer estaban claramente decepcionadas de que McCaig no fuera el postor ms bajo. Kelly coment: Los controladores McCaig han sido confiables y funcionaron bien. Nuestros tcnicos y operadores estn acostumbrados a trabajar con este equipo. Con los millones de dlares que estamos gastando en nuevos equipos de automatizacin, tiene sentido cambiar de proveedor de PLC por $20 000?. Sin embargo, Caroline se mantuvo firme en la reunin y les record a ambas personas que los tres proveedores estaban calificados y que el proceso establecido desde el principio era aceptar la oferta con el precio ms bajo, en este caso Ellis.

El siguiente lunes por la maana, 10 de julio, Stephen West llam a Caroline para discutir su oferta: Habl con mi gerente y no queremos perder este negocio. As que quera hablar contigo antes de tomar cualquier decisin. Estamos preparados para reducir nuestros precios en un 15 por ciento, lo que representa un precio de $355,000 por el paquete completo. Estoy seguro de que encontrar esta una propuesta atractiva. Le enviar la cotizacin revisada en un correo electrnico ms tarde hoy.

Dado que Caroline no haba comunicado el resultado de la oferta ni a Ellis ni a HKH, decidi llamar a su contacto en Ellis, John Ly, con quien tena una buena relacin laboral. Durante su conversacin del 12 de julio, Caroline le explic a John que haba recibido una oferta revisada del proveedor titular, que era considerablemente ms baja que su oferta. Caroline indic que, dadas las circunstancias, senta que era justo permitirle a John la oportunidad de modificar su precio si as lo deseaba. Caroline no divulg los detalles de los precios de McCaig durante la conversacin. John agradeci a Caroline por la oportunidad y respondi al da siguiente en un correo electrnico ofreciendo un precio revisado de $350,000. Caroline llam a Kelly y Jennifer ms tarde esa tarde para actualizarlas sobre los desarrollos y confirm que estaba preparada para otorgar el contrato a Ellis por $350,000 la semana siguiente.

LA NUEVA PROPUESTA

Alrededor de las 9:00 a. m. del lunes 17 de julio, Caroline recibi el siguiente correo electrnico, marcado como urgente, de Stephen West: Despus de una cuidadosa consideracin, nos gustara modificar an ms nuestra cotizacin para los controladores para la planta de Springfield a $335,000. Kokko Foods es un cliente valioso y espera continuar con una slida relacin. Caroline se pregunt qu debera hacer, si es que deba hacer algo, con el correo electrnico de Stephen.

En un prrafo, discuta lo siguiente:

1. Como Caroline Byrne, qu accin tomara con respecto al correo electrnico de Stephen West y por qu? Discuta en 1 o 2 oraciones (cada una) los siguientes puntos:

1. Por qu Stephen West redujo su precio dos veces en la ltima semana?

2. Cree que Stephen West conoca los precios presentados por Ellis y HKH el 30 de junio? Crees que saba que John Ly haba modificado su oferta?

3. Es justo aceptar ofertas modificadas?

4. Qu quieres decirles a Kelly Ross y Jennifer Stewart?

5. Debe Caroline volver a llamar a John Ly y ofrecerle que modifique su oferta?

6. Por qu Stephen West est tan ansioso por ganar esta oferta?