De manera similar a lo que hizo con el ciclo de ingresos, quiero que prepare un documento de planificacin para la auditora de Apollo Shoes al 31 de diciembre de 2017, en el que se enumeren los principales errores que podran ocurrir en el sistema de compras y se describan las pruebas de los procedimientos de control. para auditar los controles de compra relacionados requeridos para determinar si existe un control confiable. No creo que Apollo tenga suficientes transacciones de compra como para que debamos confiar en los controles (en otras palabras, auditaremos todas las transacciones), pero necesitamos documentar nuestros hallazgos para nuestra auditora de los controles internos sobre los informes financieros. Sugiero formatear el documento de planificacin de la siguiente manera.

En la primera columna, use un nmero de ndice (S-# o W-#) para indicar la fortaleza o debilidad potencial. Si tiene tiempo , puede preparar un diagrama de flujo del ciclo de compras. No es obligatorio, pero podra ser til.

En la segunda columna, describa la actividad de control (o la falta de ella) que pueda servir para prevenir, detectar o corregir errores o fraudes. Comprenda que Apollo puede o no tener la actividad de control en su lugar. Si lo hacen, podemos probar el control si es rentable. Si no lo hacen, podemos proponer el control como un comentario de carta de gestin.

En la tercera columna, describa las implicaciones de auditora de las fortalezas/debilidades relacionadas con las actividades de control con respecto a las transacciones o cuentas reportadas en los estados financieros (por ejemplo, la presencia de un cheque de orden de compra correctamente completado asegura que las compras estn autorizadas).

En la cuarta columna, describa especficamente cmo (nuevo clculo, repeticin, indagacin y observacin, etc.) probara el control.

Finalmente, agregue una quinta columna para procedimientos de auditora de compensacin. Si la actividad de control no est en su lugar, o la actividad de control est en su lugar pero no es efectiva, necesitamos determinar qu procedimiento de auditora (es decir, una prueba de compensacin) podramos usar para atraparlos. (Por ejemplo, podemos usar confirmaciones de clientes para probar la validez de las transacciones si no podemos confiar en los controles del cliente).

El empleado prepara una solicitud de compra y un supervisor la aprueba. El supervisor retiene la Copia 2 de la solicitud de compra prenumerada para el departamento, enva la Copia 1 al Departamento de Compras y la Copia 3 a Cuentas por Pagar.

Cuando el Departamento de Compras recibe la solicitud de compra, busca en la lista de proveedores aprobados y consulta los precios listados de los bienes deseados para cada proveedor. Una vez que se ha seleccionado un proveedor, se preparan cinco copias de una orden de compra numerada previamente. La copia 5 se conserva en el departamento de compras y se archiva con la solicitud de compra adjunta. La copia 2 se devuelve al departamento que prepar la solicitud de compra, donde ambos documentos originales se archivan por nmero juntos. La copia 3 se enva al Departamento de Recepcin. Sin embargo, su copia se modifica para que la cantidad de los artculos solicitados se oculte. La copia 4 se enva a Cuentas por pagar. La copia 1 de la orden de compra se enva al proveedor seleccionado.

Cuando se reciben los bienes, la factura se enva a Cuentas por pagar y el albarn se retiene en Recepcin. El departamento de Recepcin verifica el pedido comparando el albarn externo con la orden de compra interna. Luego cuentan e inspeccionan los artculos recibidos. La orden de compra tachada ayuda a garantizar un recuento preciso de los artculos pedidos. Para garantizar an ms que los artculos recibidos se cuenten, el empleado de recepcin debe firmar el informe de recepcin. Una vez que se completa el proceso manual, el archivo de inventario se actualiza para reflejar los bienes recibidos y se preparan tres copias de un informe de recepcin prenumerado. La copia 1 y los bienes recibidos se envan al departamento que solicit los artculos, donde se archiva con la solicitud de compra y la orden de compra adjuntas. El Departamento de Recepcin archiva la Copia 2 del informe de recepcin con el albarn y su copia de la orden de compra. La copia 3 del informe de recepcin se enva a A/P, donde la orden de compra y la solicitud de compra se comparan con la factura del proveedor para verificar su precisin. A continuacin, se archiva el paquete de comprobantes segn la fecha de pago. Esto permite la posibilidad de aprovechar los descuentos ofrecidos por los proveedores. Cuando vence el pago, se prepara un comprobante de desembolso y se enva al cajero y el paquete de comprobantes se enva al Departamento de Finanzas.

Al recibir el comprobante de desembolso, el cajero revisar, firmar y cancelar el comprobante de desembolso y preparar un cheque. El vicepresidente de finanzas firmar el cheque despus de revisarlo con el paquete de comprobantes para verificar su consistencia y precisin. El vicepresidente de finanzas cancela el paquete de vales y lo enva a A/P. El comprobante de desembolso cancelado se enva a A/P desde el cajero, donde se coteja y archiva con el paquete de comprobantes cancelados adjunto. El vicepresidente de finanzas enva una copia de cada cheque firmado a A/P. Luego, la copia se adjunta al paquete del comprobante cancelado y al comprobante de desembolso cancelado y se archiva como pagado. Se registra un asiento de diario para mostrar el pago de la cuenta por pagar.