konu: Proje Ynetimi

nsz:

Avrupa Yneylem Aratrmas Dernekleri Birlii (EURO), matematiin bir alt alan olan Yneylem Aratrmasn (OR) Avrupa apnda yaygnlatrmaktan sorumlu dernektir. Buna karlk, EURO, Uluslararas Yneylem Aratrma Dernekleri Federasyonu'na (IFORS) dahil edilmitir. Yaygnlatrma, prestijli bilimsel dergiler ve konferanslarn organizasyonu eklinde gerekleir. Her yl bir Avrupa ehrinde dzenlenen en nemli konferanslara EURO-k ad verilir. l seimi, bu ekilde rgtlenme talebinde bulunan niversiteler arasnda kura ile yaplmaktadr. Bir niversite iin, bir EURO-k organizasyonunun sorumluluunu stlenmek, tannma ve dier niversiteler ve irketlerle ibirlii gibi bir dizi dolayl fayday temsil eder. Bu durumda, ehrinizdeki niversitenin aratrma blmnn koordinatr olduunuzu ve neyse ki EURO-2023' yrtme grevinin size verildiini hayal edin.

Son konferanslardan elde edilen verilere gre, 5G veya ilgili alanlardan 2000'den fazla kiinin katlmas bekleniyor:

niversite profesrleri

Yksek lisans ve doktora rencileri

Aratrma merkezlerinin temsilcileri

zel irketlerin temsilcileri

Hepsi sadece Avrupa niversitelerine, gelitirme merkezlerine ve irketlerine ait deil, ayn zamanda dnyann her yerinden gelebilir. Katlmclar iin bu tr bir konferansa katlmak u anlama gelir:

Aratrmanz 30 dakikalk konferanslar eklinde yaygnlatrn ve katlmclardan geri bildirim aln. Bu durumda bilim kuruluna bir alma gnderirler ve uygun bulunursa konferans dzenleme haklar vardr.

5G alannda yrtlen almalarn ilerleyiini bilmek

5G alannda irketler tarafndan hizmet sunun

Katlmclar arasnda a ve sinerji oluturun

Katlmclarn konferanslar baz 'yuvalar' iinde gerekletirilir. Her blm 1,5 saat uzunluundadr ve her biri 30 dakikalk 3 konferans iin yer vardr. Paralel yani ayn zaman diliminde alan 16-20 aras slot vardr. Gnde toplam 5 zaman dilimi vardr. Tm bunlarla birlikte kongre boyunca yaklak 700 - 900 konferansn dzenlenmesi bekleniyor.

Akas, bu tr bir konferansn dzenlenmesi, sadece konferans tarihlerinde deil, ncesinde ve sonrasnda da zaman ve maliyet asndan byk bir aba gerektirmektedir. Aadaki noktalar, konferans ncesi, sras ve sonrasnda organizasyonu ve ilgili faaliyetleri detaylandrmaktadr.

Organizasyon:

Konferansn organizasyonu temel olarak iki komiteye dayanmaktadr:

o Dzenleme Kurulu: Tm kongreyi organize eden bir bakandan oluur. Organizasyonun karmakl gz nne alndnda, bakan bir dizi kiiyi organizasyon komitesinin bir paras olarak atar ve gerekli faaliyetleri birlikte planlar ve yrtrler. Ayrca kongre gnlerinde gnll rencilerden oluan bilimsel kurulun ve organizasyona yardmc olacak ekibin oluturulmasndan da sorumludur.

o Bilim Kurulu: Dzenleme kuruluna baldr. Ayrca bir bakan vardr ve ayn zamanda katlmclar tarafndan gnderilen almalarn kabul/reddi, genel kurul toplantlarnn nerilmesi ve kongre gndeminin hazrlanmasndan sorumlu olacak farkl komite yelerini belirleyebilir . Dzenleme komitesinden farkl olarak, bu komitenin yeleri doktoral olmaldr.

Kongre ncesi:

EURO-k genellikle yln ikinci yarsnda yaplr . EURO, konferansn doru dzenlenmesi ve yaygnlatrlmas iin gereklemesinden yaklak bir buuk yl nce konferansn dzenlenmesini bir niversiteye devreder. yle ki EURO-k (veya IFORS), reklam (posterler ve bilgi brorleri) ve web sitesine eriim dahil olmak zere bir sonraki EURO-k hakknda zaten bilgi iermektedir.

Organizasyon komitesinin konferansn gerekletirilmesinden nceki grevleri olarak (daha fazlas da olabilir) unlardr:

o Bir konferans yeri bulun

o Kongre gnleri boyunca bir catering firmasnn d hizmet alm

o Kurulu iin destek grubu oluturma

o Web sitesinin oluturulmas ve bakm

o Kongreyi, tarihinden nceki dier kongrelerde ve ilgili yaynlarda yaygnlatrmak.

o Kongre gn katlmclar iin akreditasyonlar ve dier tamamlayc materyaller oluturun.

Bilim kurulu aadakilerden sorumlu olacaktr :

o Konferans dzenlemek isteyen katlmclarn kongreye gnderdikleri eserlerin kabul

o leri onaylayn veya reddedin

o Genel oturumlar dzenleyin. Konumacnn prestijli bir bilim insan olduu ve konferansnn tm toplumu ilgilendirdii oturumlar

o Kongre gnleri iin bir konferans gndemi oluturun

Kongre web sayfas, kongrenin gereklemesi iin temel olup , etkinlikle ilgili tm bilgileri bir araya getirdii ve bilgi alverii yapt yerdir. lk gnden itibaren alr durumda olmas gerekmeyen, ancak aamalar halinde piyasaya srlebilen bilgi ve ilevsellik. Bylece:

o Bir nceki yln konferansndan, konferanstan 8-9 ay ncesine kadar, web sitesi aktif olmal ve en azndan konferansn tarihlerini, yerini ve kullanclarn organizatrlerle iletiim kurma olasln belirtmelidir.

o Konferanstan 8-9 ay nce unlara sahip olmak gereklidir:

Konferansn yeri hakknda kesin bilgiler ve ayrca ulalacak tavsiyelerin bir listesi. Dzenleyen ayn niversitede olabilecei gibi kongre ve kongre merkezlerinde vb. olabilir.

Katlmclarn konferansa katlmak zere bildiri gndermelerine ilikin ilevsellik (katlmclarn bildirileri gnderebilecei sre ve bildirilerin konferansa dahil edilmesi/dlanmas konusunda bilim kurulunun bildirecei maksimum tarih )

Konferansa katlm iin deme ile ilgili ilevsellik

Konferanstan 2-3 ay nce, katlmclar iin konferans programnn tm programlamas ile bitirilmi olmas gerekmektedir.

Kongre srasnda:

o Kongre drt gn srer ve tm personelin (dzenleme kurulu, bilim kurulu ve organizasyon ekibi) srekli olarak kongrede bulunmas zorunludur. Tm bu gnler boyunca, organizasyon komitesi unlardan sorumludur:

Organizasyon ekibinin faaliyetlerini organize edin

Geri bildirim almak ve gerekirse dzeltici nlemleri uygulamak iin kongre katlmclar arasnda a oluturma.

o Bilim kurulu aadakilerden sorumlu olacaktr :

Konferanslarn, zellikle genel kurullarn baarl bir ekilde yrtlmesini salamak

Kongre katlmclar arasnda a oluturma

o Organizasyon ekibi:

Kongrenin ilk iki gnnde kongreye katlanlara akreditasyon ve dier tamamlayc materyaller datlacaktr.

Gerektiinde kongreye katlanlara ve her iki kurula da destek vereceklerdir.

Tanm

rencinin, etkinliin organizasyonunu anlamak iin nsz okumas ve proje plannn ilk aamas (yukarda belirtilen son teslim tarihine gre) ve nihai proje plan olmak zere iki aamada teslim edilecek bir proje plan hazrlamasgerekecektir.(dnem sonu, Grev 3 devi olarak).

Grevler

1.Proje plan iin gerekli blmleri yazn:

Ben.Proje genel aklamas:

1.Proje tanmve hedefleri

2.Varsaymlarve kstlamalar

3.Proje kapsam: dahil edilenler ve hari tutulanlar

ii.Proje paydalar:

1.Proje paydalarnn belirlenmesi ve tanmlanmas

2.Payda Gc/lgi Alan/Etki/Etki Matrisi

3.Payda beklentileri ynetim stratejisi