A-1 Machines est ubicada en Saskatoon, Saskatchewan, con un territorio de ventas que cubre la provincia.

La compaa ha establecido un gran fondo de caja chica para manejar pequeos pagos en efectivo y adelantos en efectivo a sus vendedores para cubrir viajes de ventas frecuentes.

La contralora, Margaret Hamm, ha decidido que dos personas (Anne Bloom y Tom Hurry) deben estar a cargo del fondo, ya que a menudo se necesita dinero cuando una persona puede salir a tomar un caf o almorzar. Hamm tambin siente que esto aumentar el control interno, ya que el trabajo de una persona servir como control sobre el de la otra.

Los pequeos pagos regulares en efectivo son manejados por Bloom o Rush, quienes realizan el pago y hacen que la persona que recibe el dinero firme una hoja de papel que enumera la fecha y el motivo del pago. Siempre que un vendedor requiere un anticipo para un viaje, simplemente firma un recibo por el dinero recibido. Posteriormente, el vendedor enva los recibos por el costo del viaje a Bloom oa Hurry para compensar el adelanto en efectivo.

Hamm est desconcertado de que el fondo casi siempre est fuera de balance y sobre o corto.

Requerido :Comentario sobre los procedimientos de control interno de las Mquinas A-1. Sugiera cambios que crea que mejoraran el sistema.

Bloom y Date prisa ( ambos, individualmente) tienen acceso al fondo de caja chica, dejando a ( Bloom y Date prisa, nadie) responsable del fondo. Esto es una falta de ( Documentacin, rotacin de puestos, autorizacin, separacin de funciones)

Una firma junto con una nota de la cantidad y el motivo del pago es una forma ( Excelente, insuficiente) de validar los gastos. Recibos reales ( No debera, debera) ser requeridos. Los boletos de caja chica ( Deberan, No deberan) incluirse como un mecanismo de control interno con los recibos ( Adjunto, no requerido) esto es una falta de (Documentacin adecuada , rotacin de trabajo, autorizacin, separacin de funciones)

Los vendedores simplemente solicitan fondos y producen recibos por los costos incurridos. hay ( hay, no hay) controles completados para asegurar que todos los gastos son para fines comerciales. el gerente de ventas ( Debera, no debera) revisar todos los gastos y proporcionar ( Autorizacin, los fondos). esto es una falta de (Documentacin adecuada , rotacin de trabajo, autorizacin, separacin de funciones)

El fondo ( debera, no debera) ser utilizado para este propsito. El personal de ventas debe (ser , no ser) responsable de los gastos y (Luego ser reembolsado, usar el dinero de la caja chica) por los costos una vez aprobados por el gerente de ventas. La caja chica es normalmente para (pequeos desembolsos de efectivo inesperados, gastos de ventas)