Audio Visual Corporation (AVC) fabrica y vende equipos de visualizacin. Con sede en Boston, tiene siete oficinas de ventas con almacenes cercanos que llevan su inventario de equipos nuevos y repuestos. AVC tiene una planta de fabricacin dividida en departamentos con departamentos de ensamblaje, mantenimiento, ingeniera, programacin y contabilidad de costos, as como varios departamentos de piezas de componentes.

Cuando la gerencia decidi actualizar su AIS, instalaron un mainframe en la sede y redes de rea local en cada oficina de ventas. El gerente de SI y cuatro analistas de sistemas fueron contratados poco antes de integrar la nueva computadora y el AIS existente. Los otros empleados de IS han estado en la empresa durante aos.

Durante sus primeros aos, AVC tena una organizacin centralizada de toma de decisiones. La alta direccin formul todos los planes y dirigi todas las operaciones. A medida que la empresa se expanda, la toma de decisiones se descentraliz, aunque el procesamiento de datos estaba muy centralizado. Los departamentos coordinaron sus planes con la oficina corporativa pero tenan la libertad de desarrollar sus propios programas de ventas. Sin embargo, surgieron problemas de informacin y se le pidi al departamento de SI que mejorara el sistema de procesamiento de informacin de la empresa una vez que se instalara el nuevo equipo.

Antes de adquirir la nueva computadora, los analistas de sistemas estudiaron el AIS existente, identificaron sus debilidades y disearon aplicaciones para solucionarlas. En los 18 meses desde que se adquiri el nuevo equipo, se redisearon o desarrollaron las siguientes aplicaciones: nmina, programacin de produccin, preparacin de estados financieros, facturacin a clientes, uso de materias primas e inventario de productos terminados. Los departamentos afectados por los cambios rara vez fueron consultados hasta que el sistema estuvo operativo.

Recientemente, el presidente declar: La gente de sistemas est haciendo un buen trabajo y tengo plena confianza en su trabajo. Hablo con ellos con frecuencia y no han encontrado dificultades para hacer su trabajo. Pagamos mucho dinero por el nuevo equipo, y la gente de sistemas ciertamente cost lo suficiente, pero el nuevo equipo y el nuevo personal de SI deberan resolver todos nuestros problemas.

Se llevaron a cabo dos conversaciones adicionales sobre el nuevo AIS.

BILL TAYLOR, GERENTE, Y JERRY ADAMS, GERENTE DE PLANTA

J ERRY : Bill, ests tratando de manejar mi planta por m. Soy el gerente y t sigues interfiriendo. Ojal te ocuparas de tus propios asuntos.

B ILL : Usted tiene un trabajo que hacer y yo tambin. A medida que analizbamos la informacin necesaria para la programacin de la produccin y por parte de la alta direccin, vimos dnde podamos mejorar el flujo de trabajo. Ahora que el sistema est operativo, no puede desviar el trabajo y cambiar los procedimientos, porque eso destruira el valor de la informacin que estamos procesando. Y mientras estoy en ese tema, no podemos confiar en la informacin que obtenemos de la produccin. Los documentos que recibimos de produccin contienen muchos errores.

J ERRY : Soy responsable de la operacin eficiente de la produccin. Soy el mejor juez de la eficiencia de produccin. El sistema que instal redujo mi fuerza laboral y aument la carga de trabajo de los empleados restantes, pero no ha mejorado nada. De hecho, podra explicar la alta tasa de error en los documentos.

B ILL : Esta nueva computadora cuesta mucho dinero, y estoy tratando de asegurarme de que la compaa obtenga el valor de su dinero.

JERRY ADAMS, GERENTE DE PLANTA Y TERRY WILLIAMS, GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

J ERRY : Mi mejor asistente de produccin, el que estoy preparando para ser supervisor, me dijo que estaba pensando en renunciar. Cuando le pregunt por qu, dijo que ya no disfrutaba el trabajo. No es el nico infeliz. Los supervisores y jefes de departamento ya no tienen voz en el establecimiento de programas de produccin. Este nuevo sistema informtico nos quit la contribucin que hacamos a la planificacin y direccin de la empresa. Volvemos a cuando la alta direccin tomaba todas las decisiones. Ahora tengo ms problemas de produccin que nunca. Todo se reduce a la falta de inters de mi equipo directivo. S que el problema est en mi rea, pero pens que podras ayudarme.

TERRY: No tengo recomendaciones, pero he tenido quejas similares sobre compras y envos. Deberamos explorar sus inquietudes durante la reunin de administracin de la planta de maana.

RESPONDE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

1. Identifique los problemas que cre el nuevo sistema informtico y discuta qu los caus.

2. Cmo podra haber evitado AVC los problemas? Cmo pueden prevenirlos en el futuro? ( Examen CMA, adaptado )