estudio de caso: Tecnologas DRW

DRW Technologies, una empresa aeroespacial y de defensa con 21 plantas de fabricacin en el sureste, el medio oeste y la costa oeste de los EE. UU., fabric sistemas electrnicos avanzados para los fabricantes de aviones militares y comerciales de los EE. UU. La empresa tena una reputacin de innovacin y era consistentemente rentable. Sin embargo, una disminucin anticipada en el presupuesto de defensa de EE. UU. y el uso cada vez mayor de contratos de precio fijo1 estaban obligando a los contratistas de la industria de defensa a intentar reducir los costos. Adems, algunos analistas de la industria pronosticaban una cada de la demanda en el mercado de la aviacin comercial.

Organizacin de DRW Technologies

La sede corporativa de DRW Technologies era responsable de la estrategia, los recursos humanos, las finanzas corporativas y la contabilidad, el marketing y las ventas, las relaciones con los accionistas, los servicios legales y las relaciones gubernamentales y pblicas. Las plantas operaban con un alto grado de autonoma: tenan sus propios departamentos de recursos humanos y finanzas y contabilidad junto con el desarrollo de productos, adquisiciones y fabricacin. Adems de la produccin contratada a travs de marketing y ventas corporativos, las plantas de DRW produjeron pedidos urgentes o personalizados para clientes de alta prioridad, como el Comando de Operaciones Especiales del ejrcito de EE. UU. Estos pedidos, que representaban aproximadamente el 10 % de las ventas anuales y tenan una tendencia al alza, generalmente no eran rentables, pero la gerencia de la planta los consideraba una forma de mantener relaciones slidas con clientes leales.

En la organizacin descentralizada de DRW Technologies, cada planta preparaba un presupuesto anual que era aprobado por la corporacin e inclua un objetivo de contribucin a las utilidades de la empresa. En los tres aos anteriores, varias de las plantas no alcanzaron sus objetivos, en parte debido a los costos que la empresa tuvo que absorber en virtud de contratos de precio fijo. Sin embargo, el sentimiento general entre los ejecutivos de la planta fue que las circunstancias temporales, predominantemente externas, haban causado los dficits.

Los gerentes de adquisiciones de la planta eran conscientes de las crecientes presiones de los costos y haban comenzado a compartir informacin sobre los proveedores entre ellos de manera informal. Esto ltimo condujo a algunos acuerdos con proveedores para suministrar ciertos materiales comunes a algunas o todas las plantas.

Contratacin de Ed Claiborne

Dagmar Hilgard, que haba sido directora ejecutiva de la empresa durante dos aos, fue la primera mujer en el cargo y la primera directora ejecutiva de la empresa en tener una formacin principalmente en finanzas. Le preocupaba la necesidad de reducir costos. Entre otras reas, pens que haba una oportunidad de ahorrar dinero en adquisiciones. Con la aprobacin de la junta directiva, contrat al primer vicepresidente corporativo de adquisiciones de DRW Technologies, Ed Claiborne. Haba sido ejecutivo de adquisiciones para un rentable subcontratista de defensa nacional. Esa firma era jerrquica con una estricta cadena de mando. Claiborne fue entrevistado por Hilgard y por el director financiero de DRW Technologies, Charles Suh, quien expres reservas a Hilgard sobre la capacidad de Claiborne para adaptarse a la cultura DRW.

El nombramiento de Claiborne se anunci a travs de un comunicado de prensa en el sitio web de DRW Technologies y en un correo electrnico enviado por Recursos Humanos Corporativos a todos los ejecutivos corporativos y gerentes generales de planta. El nombramiento tambin fue anunciado en el boletn impreso de la empresa.

Ms tarde, en el primer da de Claiborne, Hilgard enfatiz que su principal preocupacin debera ser reducir costos y hacerlo lo ms rpido posible. Para ser su asistente, asign a Debby Lpez, quien tena 14 aos de experiencia en DRW. Se haba abierto camino desde un puesto en el departamento de contabilidad de la planta de Carolina del Norte y conoca a muchos empleados de planta en toda la empresa.

Claiborne estudi el costo de materiales en 10 plantas para el ao anterior, informacin que Debby Lpez haba obtenido para l. Rpidamente determin que poda reducir los costos reduciendo la cantidad de proveedores y aprovechando las economas de escala para algunos materiales utilizados en varias plantas de DRW. Proyect ahorros potenciales en costos de hasta un 50% durante seis aos. Sin embargo, era una pregunta abierta si los proveedores nacionales podan hacer un mejor trabajo que los proveedores locales para entregar el material a tiempo a varias plantas de DRW en diferentes partes del pas.

Nueva poltica de compras

Claiborne decidi implementar una poltica que requera que los gerentes de adquisiciones de la planta aprobaran con l contratos de $250,000 o ms dos semanas antes de que se firmaran los contratos. Estableci el umbral en dlares para asegurarse de que vera la mayora de los valores en dlares de adquisiciones de las plantas, pero no se vera abrumado por el volumen diario de contratos pequeos. Tuvo una reunin con Hilgard para discutir la poltica y ella la aprob. Ella dijo que no necesitaba saber los detalles de su implementacin.

Consider cmo informar a los gerentes de adquisiciones de la planta sobre la nueva poltica y decidi que el mtodo ms eficiente era por correo electrnico. Claiborne luego escribi un borrador de mensaje y le pregunt a Lpez qu pensaba de l. Le recomend que visitara algunas de las plantas ms grandes, se reuniera con los gerentes de planta y de adquisiciones y pidiera comentarios sobre la poltica propuesta. Lpez tambin le dijo que las plantas estaran extremadamente ocupadas durante los prximos cuatro a seis meses debido a la acumulacin de pedidos.

Claiborne frunci el ceo y sacudi la cabeza. l dijo: Debby, no creo que visitar las plantas sea necesario.

Adems, no quiero acumular altos gastos de viaje cuando estoy tratando de reducir costos. El mensaje de correo electrnico de Claiborne deca:

Los gerentes de adquisiciones de la planta eran conscientes de las crecientes presiones de los costos y haban comenzado a compartir informacin sobre los proveedores entre ellos de manera informal. Esto ltimo condujo a algunos acuerdos con proveedores para suministrar ciertos materiales comunes a algunas o todas las plantas.

Contratacin de Ed Claiborne

Dagmar Hilgard, que haba sido directora ejecutiva de la empresa durante dos aos, fue la primera mujer en el cargo y la primera directora ejecutiva de la empresa en tener una formacin principalmente en finanzas. Le preocupaba la necesidad de reducir costos. Entre otras reas, pens que haba una oportunidad de ahorrar dinero en adquisiciones. Con la aprobacin de la junta directiva, contrat al primer vicepresidente corporativo de adquisiciones de DRW Technologies, Ed Claiborne. Haba sido ejecutivo de adquisiciones para un rentable subcontratista de defensa nacional. Esa firma era jerrquica con una estricta cadena de mando. Claiborne fue entrevistado por Hilgard y por el director financiero de DRW Technologies, Charles Suh, quien expres reservas a Hilgard sobre la capacidad de Claiborne para adaptarse a la cultura DRW.

El nombramiento de Claiborne se anunci a travs de un comunicado de prensa en el sitio web de DRW Technologies y en un correo electrnico enviado por Recursos Humanos Corporativos a todos los ejecutivos corporativos y gerentes generales de planta. El nombramiento tambin fue anunciado en el boletn impreso de la empresa.

Ms tarde, en el primer da de Claiborne, Hilgard enfatiz que su principal preocupacin debera ser reducir costos y hacerlo lo ms rpido posible. Para ser su asistente, asign a Debby Lpez, quien tena 14 aos de experiencia en DRW. Se haba abierto camino desde un puesto en el departamento de contabilidad de la planta de Carolina del Norte y conoca a muchos empleados de planta en toda la empresa.

Claiborne estudi el costo de materiales en 10 plantas para el ao anterior, informacin que Debby Lpez haba obtenido para l. Rpidamente determin que poda reducir los costos reduciendo la cantidad de proveedores y aprovechando las economas de escala para algunos materiales utilizados en varias plantas de DRW. Proyect ahorros potenciales en costos de hasta un 50% durante seis aos. Sin embargo, era una pregunta abierta si los proveedores nacionales podan hacer un mejor trabajo que los proveedores locales para entregar el material a tiempo a varias plantas de DRW en diferentes partes del pas.

Nueva poltica de compras

Claiborne decidi implementar una poltica que requera que los gerentes de adquisiciones de la planta aprobaran con l contratos de $250,000 o ms dos semanas antes de que se firmaran los contratos. Estableci el umbral en dlares para asegurarse de que vera la mayora de los valores en dlares de adquisiciones de las plantas, pero no se vera abrumado por el volumen diario de contratos pequeos. Tuvo una reunin con Hilgard para discutir la poltica y ella la aprob. Ella dijo que no necesitaba saber los detalles de su implementacin.

Consider cmo informar a los gerentes de adquisiciones de la planta sobre la nueva poltica y decidi que el mtodo ms eficiente era por correo electrnico. Claiborne luego escribi un borrador de mensaje y le pregunt a Lpez qu pensaba de l. Le recomend que visitara algunas de las plantas ms grandes, se reuniera con los gerentes de planta y de adquisiciones y pidiera comentarios sobre la poltica propuesta. Lpez tambin le dijo que las plantas estaran extremadamente ocupadas durante los prximos cuatro a seis meses debido a la acumulacin de pedidos.

Claiborne frunci el ceo y sacudi la cabeza. l dijo: Debby, no creo que visitar las plantas sea necesario.

Adems, no quiero acumular altos gastos de viaje cuando estoy tratando de reducir costos. El mensaje de correo electrnico de Claiborne deca: